Küçük işletme için ön muhasebe: defterini bir ayda düzene sok

Çoğu esnaf işe Excel'le başlar. Bir süre yeter, sonra dosyalar çoğalır, hangi sürümün güncel olduğu karışır, tahsilat takibi akılda kalır. Aşağıdaki anlatı tanım listesi değil: bir ay içinde defterini oturtman için sıralı bir plan. İlk hafta kurarsın, sonra günlük on dakikaya ve ay sonu kapanışına bağlarsın.

Ön muhasebe neyin yerine geçmez

Ön muhasebe paranın hareketini günü gününe tutmaktır: kim ne kadar borçlu, kasada ne var, ay sonu mali müşavire ne gidecek. Resmî muhasebenin yerini almaz.

İkisi farklı işi yapar. Mali müşavirin geçmiş dönemi kapatır, beyannameyi verir. Ön muhasebe bugünü gösterir: bu ay ne sattın, kimden tahsilat bekliyorsun, hangi fatura hâlâ açık. Ay sonunu beklemeden bilmen gereken her şey bu tarafta durur.

Birinci hafta: defterin iskeletini kur

Bu adımı bir kez yaparsın, sonrası akar. Bir öğleden sonra ayır, dört başlık var.

1. Cari kartlar. Düzenli çalıştığın müşteri ve tedarikçileri aç. Ünvan, vergi dairesi, kimlik numarası ve telefon eksiksiz olsun. Tek seferlik müşteriyi şimdi girme, satış anında açarsın.
2. Ürün ve hizmet listesi. Sattığın kalemleri fiyatı ve KDV oranıyla bir kez tanımla. Bundan sonra fişe listeden seçersin; fiyatı ve oranı her satışta yeniden yazmazsın, yazım hatası da olmaz.
3. Cüzdanlar. Nakit kasa ve banka hesapların ayrı ayrı tanımlansın. Her tahsilat bir cüzdana yazılır, böylece günün nakdi bankadan ayrı görünür.
4. Açılış bakiyeleri. Bugün itibarıyla kimin sana borcu var, senin kime borcun var. Açık faturaları ve bakiyeleri bir kez girersin. Geriye dönük bütün yılı taşımaya kalkma; başlangıç günü belirle, oradan yürü.

Bir de yetkileri baştan ayarla. Tezgâhtaki kişi satış girsin ama gider ve bakiye ekranlarını görmesin. Bi'Bulut'ta yetki role bağlı: rolde olmayan ekran menüde görünmüyor, yetkisi olmayan işlem düğmesi ekrana gelmiyor.

Her gün on dakika: satışı ve gideri aynı gün yaz

Ön muhasebeyi bozan tek şey birikmedir. Üç günlük fiş yığınını akşam yazmaya çalışmak yarım saat sürer ve yarısı eksik kalır. Aynı iş günü içinde on dakika.

Günlük iş üç kalem:

• Satışı fişe geç. Kalemleri listeden seç, indirim varsa kalem başına yaz. Tekrar eden bir satışı baştan yazmak yerine kopyalarsın. İşi biten fişi kapatırsın; kapalı fişte yanlışlıkla değişiklik olmaz.
• Gideri kaydet. Çoğu gider için tek tutar ve KDV yeter, hızlı giriş bunun için var. Detay gerekiyorsa kalem kalem girersin. Fiş fotoğrafını biriktirip ay sonuna bırakma, en çok kaybolan kayıt gider kaydıdır.
• Gelen parayı işle. Tahsilat girerken tutarı, cüzdanı ve cariyi seç. Satış fişinin içinden de girebilirsin, müşteri ve fiş seçili gelir.

Faturayı ayrıca baştan yazmıyorsun. Kayıtlı fişte "Faturalaştır" dediğinde kalemler ve müşteri bilgisi olduğu gibi faturaya geçiyor. Tedarikçilerinin sana kestiği e-faturalar da ayrı listeye düşüyor; kabul ettiğin fatura gider kaydına dönüyor, tedarikçi carisine işleniyor. Gideri elle yazmaktan kurtulduğun yer burası.

Belgeyi kaydın yanına koy

Ay sonunda en çok vakit alan iş, girilmiş bir kaydın belgesini aramaktır. Fiş kutuda, fatura e-postada, dekont bankada duruyor; hepsini toplamak yarım gün gidiyor.

Kuralı basit tut: kaydı girerken belgesini de aynı kayda bağla. Fişin fotoğrafını ya da PDF'ini gider fişinin Dokümanlar sekmesine ekle, dekontu tahsilatın yanına koy. Telefonla çektiğin fotoğraf yeter, taramaya uğraşma. Otuz saniyelik iş, ay sonunda yarım günü geri veriyor.

Aynı mantık cari tarafında da çalışıyor. Bir müşterinin sözleşmesi, teklifi ve faturaları kendi kartında durursa "hani şu geçen seneki fiyat" tartışması bir tıkla kapanıyor. Müşteri kartındaki belgeleri toplu ZIP olarak da indirirsin.

Haftada bir: tahsilat turu

Haftanın bir gününü açık hesaba ayır. Yirmi dakika sürer, en çok para kazandıran yirmi dakikadır.

Sırayla: açık tahsilat toplamına bak, vadesi geçenleri süz, arayacağın listeyi çıkar. Gelen parayı bir belgeye bağla, yani açık kalemi kapat. Bir carinin hem alacağı hem borcu varsa mahsuplaştır: açık kalemler borç ve alacak olarak iki tarafa ayrılır, birini biriyle eşleştirirsin. Yanlış eşleştirdiysen bozarsın.

Banka hareketlerini elle yazma. Hareketler ekrana düşer, açık bir satıra bastığında tahsilat formu o hareketin bilgileriyle dolu açılır; kaydı tamamlayınca satır eşleşmiş olur, aynı para iki kez yazılmaz.

Kısmi ödeme normaldir. Girdiğin tutar kadarı kapanır, kalan caride açık kalem olarak durur ve bir sonraki tahsilatta karşına çıkar.

Ay sonu kapanışı: altı adım

1. Kesilmemiş fatura kalmadığından emin ol. Açık duran fişleri gözden geçir.
2. Gider fişlerinin tamamı girildi mi bak. Eksik gider, olduğundan yüksek bir kâr demektir.
3. Cüzdan bakiyelerini gerçekle karşılaştır. Kasadaki nakit ve banka ekstresi ekrandakiyle tutuyor mu.
4. Açık kalemleri temizle. Kapanmış görünen ama eşleşmemiş tahsilatları bağla.
5. Cari ekstreleri kontrol et. Yürüyen bakiyesi tuhaf duran müşteri varsa satırın kaynak belgesine git, nereden geldiğine bak.
6. Dökümü mali müşavirine gönder. Ay içinde günü gününe yazdıysan bu adım dakikalar sürer.

Aynı gün kendine de bir soru sor: bu ay ne girdi, ne çıktı, geçen aya göre ne değişti. Gelir ve gider toplamı özet ekranında duruyor; ay sonunu muhasebeciden öğrenmek zorunda değilsin.

Excel'den geçerken düşülen üç hata

• Bütün geçmişi taşımaya çalışmak. Bir başlangıç günü seç, açık bakiyeleri gir, geriye dönük yılları aktarma. Taşıma büyüdükçe geçiş erteleniyor.
• İki defteri birden tutmak. Bir süre "garanti olsun" diye Excel'i de sürdürmek en yorucu yol. Bir hafta paralel git, sonra Excel'i kapat.
• Tahsilatı satışla karıştırmak. Kestiğin fatura tahsil edilmiş para değil. Ciroya bakıp kasayı unutmak, küçük işletmeyi en sık zorlayan şey.

e-Faturaya henüz geçmediysen sıralamayı ters kurma: önce cari ve kalem listen otursun, fatura tarafı onun üstüne binsin. Geçiş adımlarını e-Faturaya nasıl geçilir yazımızda tek tek anlattık.

Kurulumu birlikte yapıyoruz. Numaranı bırak, arayıp senin işine göre kuralım.