e-Fatura mı e-Arşiv mi? Cevabı alıcının kaydı belirler.

e-Fatura ve e-Arşiv arasındaki fark alıcıdır. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa belge e-Fatura olarak kesilir ve karşı tarafın sistemine elektronik ortamda düşer. Alıcı kayıtlı değilse aynı satış için e-Arşiv fatura kesilir; belge alıcıya e-posta ya da çıktı olarak verilir, Gelir İdaresi Başkanlığı'na ise raporlanır.

Tutar, KDV, kalem satırları, belge numarası hiçbirinde değişmez. Faturanın kendisi aynı faturadır.

Yani "ben e-Arşiv mi keseceğim, e-Fatura mı" sorusunun cevabı sizde değil, karşınızdaki işletmede.

Karşı tarafın vergi kimlik numarası ya da TC kimlik numarasıyla sorgu yapılır. GİB, e-Fatura sistemine kayıtlı mükelleflerin listesini tutar; sorgu bu listeye bakar.

Bunu defterden takip etmeye çalışmayın. Bugün kayıtsız olan bir müşteri üç ay sonra kayıtlı hale gelebilir ve o gün ona e-Arşiv keserseniz belge doğru yere gitmez.

Doğrusu faturayı keserken sorgulamak. Cari kartta kimlik numarası, ünvan ve vergi dairesi doğru duruyorsa iş kendiliğinden yürür.

e-Fatura, GİB ya da entegratör üzerinden doğrudan alıcının kutusuna düşer. Elden vermek, ayrıca e-posta atmak gerekmez; alıcı kendi sisteminde görür.

e-Arşiv faturada böyle bir kutu yoktur. Belge alıcıya e-posta ile iletilir ya da çıktısı verilir; GİB'e rapor olarak bildirilir.

İki tarafta da gönderim anlık olmayabilir. Belge kesildikten sonra bir durumu vardır ve o durum yenilenir: gitti mi, karşı taraf gördü mü, hata mı döndü. Gönderim ayrıca kontör harcar; kontör bittiğinde fatura hazırlanır ama gönderilemez.

e-Fatura keserken bir de senaryo belirlenir. Temel faturada alıcı sistem üzerinden ret yanıtı veremez. Ticari faturada alıcı kabul ya da ret yanıtı verebilir.

Ticari fatura genelde alıcı öyle istediği için seçilir; kurumsal firmalarla çalışıyorsanız bunu sizden isteyebilirler. Hangisiyle çalışacağınızı baştan konuşmak sonradan çıkacak tartışmayı azaltır.

e-Arşivde senaryo diye bir şey yoktur. Alıcı sistemde olmadığı için yanıt mekanizması da yoktur.

Elektronik fatura silinmez, iptal edilir. Kestiğiniz belge kayıtta kalır; üstüne iptal işlemi işlenir.

e-Arşiv faturada iptal, mevzuatta belirlenen süre içinde GİB'e bildirilir. e-Faturada ise iptal tek taraflı olmaz: ticari senaryoda alıcının ret yanıtı devreye girer, temel senaryoda noter, KEP ya da taahhütlü mektup gibi harici itiraz yolları kullanılır.

Süreler ve usul zaman zaman değişir. Hatayı kestiğiniz gün fark ettiyseniz bekletmeyin, işlem o gün en kolay yapılır.

Ekranda gördüğünüz ya da müşteriye gönderdiğiniz PDF, belgenin görüntüsüdür. Asıl belge XML dosyasıdır; saklanması gereken odur.

Hem kestiğiniz hem size gelen faturalar mevzuatta belirlenen süre boyunca elektronik ortamda saklanır ve istendiğinde ibraz edilir. Kağıt çıktıyı klasöre koymak tek başına yeterli değildir.

Belgeler programda duruyor olsa da sorumluluk sizde. İnceleme geldiğinde faturayı bulup indirebiliyor olmanız gerekir.

Konu yalnız kestiğiniz faturalar değil. Tedarikçileriniz de size e-Fatura keser ve bu belgeler sisteminize düşer.

Gelen faturayı kabul eder ya da reddedersiniz; reddederken sebebini yazmanız gerekir. Kabul ettikten sonra fatura gider kaydına dönüşür, tedarikçi carisine işlenir.

Buradaki asıl kazanç gideri elle yazmamak. Tedarikçi, kalemler ve tutar faturanın üzerinden hazır gelir; siz ödemeyi ekleyip kapatırsınız.