Was unterscheidet e-Fatura und e-Arşiv?

Der Unterschied liegt beim Empfänger. Eine e-Fatura wird an im e-Fatura-System registrierte Steuerpflichtige ausgestellt und landet direkt in deren System. Eine e-Arşiv wird an nicht registrierte Personen und Betriebe ausgestellt; sie geht per E-Mail oder als Ausdruck an den Empfänger und wird an GİB gemeldet. Beide sind Rechnungen und rechtlich gleich gültig. Nur der Zustellweg ändert sich.

Wie erfahre ich, ob der Empfänger e-Fatura-pflichtig ist?

Mit der Steuernummer oder der nationalen Ausweisnummer des Empfängers wird die Liste der registrierten Steuerpflichtigen bei GİB abgefragt. Buchhaltungsprogramme stellen diese Abfrage im Moment des Ausstellens, Sie sehen nicht gesondert in der Liste nach. Weil sich der Status mit der Zeit ändert, muss bei jeder Rechnung neu abgefragt werden.

Was passiert, wenn ich eine e-Arşiv ausstelle, wo eine e-Fatura nötig war?

Ist der Empfänger im e-Fatura-System registriert, sollte an ihn keine e-Arşiv ausgestellt werden; das Dokument landet nicht in seinem Postfach, und er kann die Rechnung nicht in seine Unterlagen aufnehmen. Üblich ist, das falsche Dokument zu stornieren und die Rechnung als e-Fatura neu auszustellen; fragen Sie Ihre Steuerberatung, wie Sie vorgehen. Deshalb wird die Registrierung vor dem Ausstellen abgefragt.

Muss ich eine e-Arşiv-Rechnung auf Papier drucken?

Nein. Eine e-Arşiv-Rechnung kann dem Empfänger elektronisch zugestellt werden, etwa per E-Mail. Auf Wunsch wird ein Papierexemplar übergeben; der Ausdruck ist ein Abbild des Dokuments, das Original ist die elektronische Datei selbst.

Kann eine e-Fatura storniert werden?

Ja, aber nicht einseitig. Im Szenario der kaufmännischen Rechnung kann der Empfänger sie durch Ablehnung stornieren; im Grundszenario werden externe Widerspruchswege genutzt, etwa Notar, KEP oder Einschreiben. Bei einer e-Arşiv wird die Stornierung innerhalb ihrer Frist an GİB gemeldet; sehen Sie für die aktuelle Frist die Mitteilungen von GİB.

Was passiert, wenn ich eine eingehende e-Fatura ablehne?

Eine Ablehnung erfolgt im Szenario der kaufmännischen Rechnung, und Sie müssen den Grund angeben. Die abgelehnte Rechnung wird auf der Gegenseite storniert, und der Verkäufer korrigiert und stellt neu aus. Im Grundszenario können Sie eine eingehende Rechnung nicht über das System ablehnen; Sie widersprechen über externe Wege wie Notar oder KEP.

Wie lange muss ich e-Fatura- und e-Arşiv-Rechnungen aufbewahren?

Elektronische Rechnungen werden für die in den Vorschriften bestimmte Dauer elektronisch aufbewahrt und auf Verlangen vorgelegt; ein Papierausdruck gilt allein nicht als ausreichend. Das Originaldokument ist die XML-Datei, das PDF ihr Abbild. Sehen Sie für die aktuelle Aufbewahrungsdauer die Mitteilungen von GİB.

Muss ich e-Fatura-pflichtig werden?

Die Pflicht richtet sich nach Ihrem Umsatz und Ihrem Tätigkeitsfeld, und die Schwellen werden aktualisiert. Auch ohne Pflicht können Sie freiwillig wechseln; sind Ihre Kunden e-Fatura-pflichtig, erleichtert der Wechsel Ihre Arbeit. Sehen Sie für Ihre eigene Lage die aktuellen Mitteilungen von GİB und fragen Sie Ihre Steuerberatung.

e-Fatura oder e-Arşiv? Die Registrierung des Empfängers entscheidet.

Beide sind Rechnungen und beide haben denselben rechtlichen Wert. Das Einzige, was sich ändert, ist der Weg, auf dem das Dokument zur Gegenseite gelangt.

Der einzige Unterschied liegt beim Empfänger

Der Unterschied zwischen e-Fatura und e-Arşiv ist der Empfänger. Ist er im e-Fatura-System registriert, wird das Dokument als e-Fatura ausgestellt und landet elektronisch in seinem System. Ist er nicht registriert, wird derselbe Verkauf als e-Arşiv abgerechnet; das Dokument geht per E-Mail oder als Ausdruck an ihn und wird an Gelir İdaresi Başkanlığı, die türkische Finanzverwaltung, gemeldet.

Betrag, Steuer, Positionszeilen und Belegnummer sind bei beiden gleich. Die Rechnung selbst ist dieselbe Rechnung.

Die Antwort auf die Frage "stelle ich eine e-Arşiv oder eine e-Fatura aus" liegt also nicht bei Ihnen, sondern beim Betrieb vor Ihnen.

Empfänger im e-Fatura-System registriert: e-Fatura
Nicht registriert, Privatperson oder nicht registrierter Betrieb: e-Arşiv
Es ist keine Präferenz, die Registrierung des Empfängers entscheidet
Der Beleg eines Freiberuflers ist ein eigenes Dokument: e-SMM

Wie Sie erfahren, ob der Empfänger registriert ist

Es wird eine Abfrage über die Steuernummer oder die nationale Ausweisnummer der Gegenseite gestellt. GİB führt die Liste der im e-Fatura-System registrierten Steuerpflichtigen, und die Abfrage sieht in dieser Liste nach.

Versuchen Sie nicht, das in einem Heft zu führen. Ein heute nicht registrierter Kunde kann drei Monate später registriert sein, und eine an diesem Tag ausgestellte e-Arşiv erreicht nicht die richtige Stelle.

Richtig ist, beim Ausstellen der Rechnung abzufragen. Stehen Ausweisnummer, Firmenname und Finanzamt korrekt auf der Kundenkarte, läuft der Rest von selbst.

Die Abfrage läuft über die Steuernummer oder die Ausweisnummer
Der Status ändert sich mit der Zeit, er wird bei jeder Rechnung neu geprüft
Firmenname und Finanzamt müssen auf der Kundenkarte vollständig sein
Ohne die Identitätsangaben kann das Dokument nicht ausgestellt werden

Versand: wie das Dokument die Gegenseite erreicht

Eine e-Fatura landet über GİB oder einen Integrator direkt im Postfach des Empfängers. Sie muss nicht übergeben und nicht zusätzlich per E-Mail geschickt werden; der Empfänger sieht sie in seinem eigenen System.

Eine e-Arşiv hat kein solches Postfach. Das Dokument geht per E-Mail an den Empfänger oder wird als Ausdruck übergeben und an GİB gemeldet.

Auf beiden Seiten muss der Versand nicht sofort erfolgen. Nach dem Ausstellen hat ein Dokument einen Status, und dieser wird aktualisiert: ist es hinausgegangen, hat die Gegenseite es gesehen, kam ein Fehler zurück. Der Versand verbraucht außerdem Guthaben; ist es aufgebraucht, wird die Rechnung erstellt, kann aber nicht gesendet werden.

Eine e-Fatura landet im Postfach des Empfängers
Eine e-Arşiv wird per E-Mail oder als Ausdruck übergeben
Der Versandstatus des Dokuments wird verfolgt und aktualisiert
Für den Versand ist ein Guthaben nötig

Grundrechnung oder kaufmännische Rechnung

Beim Ausstellen einer e-Fatura wird zusätzlich ein Szenario gewählt. Bei der Grundrechnung kann der Empfänger über das System keine Ablehnung senden. Bei der kaufmännischen Rechnung kann er mit Annahme oder Ablehnung antworten.

Die kaufmännische Rechnung wird meist gewählt, weil der Empfänger es so will; arbeiten Sie mit größeren Unternehmen, können sie es von Ihnen verlangen. Vorab zu klären, mit welcher Sie arbeiten, verringert die spätere Diskussion.

Bei e-Arşiv gibt es kein Szenario. Der Empfänger ist nicht im System, also gibt es auch keinen Antwortmechanismus.

Grundrechnung: keine Ablehnung über das System
Kaufmännische Rechnung: der Empfänger nimmt an oder lehnt ab
Das Szenario wird nach Absprache mit dem Empfänger festgelegt
Bei e-Arşiv gibt es den Begriff Szenario nicht

Eine falsch ausgestellte Rechnung: Stornierung und Widerspruch

Eine elektronische Rechnung wird nicht gelöscht, sie wird storniert. Das ausgestellte Dokument bleibt im Datensatz, und die Stornierung wird darauf vermerkt.

Bei einer e-Arşiv wird die Stornierung innerhalb der in den Vorschriften bestimmten Frist an GİB gemeldet. Bei einer e-Fatura ist die Stornierung nicht einseitig: im kaufmännischen Szenario greift die Ablehnung des Empfängers, im Grundszenario werden externe Widerspruchswege genutzt, etwa Notar, KEP (das türkische System für registrierte elektronische Post) oder Einschreiben.

Fristen und Verfahren ändern sich von Zeit zu Zeit. Bemerken Sie den Fehler am Tag des Ausstellens, warten Sie nicht; dann ist es am einfachsten zu beheben.

Die Rechnung wird nicht gelöscht, sie wird storniert
Eine e-Arşiv-Stornierung wird innerhalb ihrer Frist gemeldet
Bei e-Fatura: Ablehnung im kaufmännischen, externer Widerspruch im Grundszenario
Der Datensatz eines stornierten Dokuments bleibt im System

Aufbewahrung: das Originaldokument ist nicht das PDF

Das PDF, das Sie auf dem Bildschirm sehen oder dem Kunden schicken, ist ein Abbild des Dokuments. Das Originaldokument ist die XML-Datei, und sie ist aufzubewahren.

Sowohl die von Ihnen ausgestellten als auch die bei Ihnen eingehenden Rechnungen werden für die in den Vorschriften bestimmte Dauer elektronisch aufbewahrt und auf Verlangen vorgelegt. Einen Papierausdruck in einen Ordner zu legen genügt allein nicht.

Auch wenn die Dokumente im Programm liegen, bleibt die Verantwortung bei Ihnen. Kommt eine Prüfung, müssen Sie die Rechnung finden und herunterladen können.

Das PDF ist das Abbild, die XML ist das Originaldokument
Ausgehende und eingehende Rechnungen werden beide aufbewahrt
Die Aufbewahrungsdauer steht in den Vorschriften; für die aktuelle Dauer: GİB
Der Zugriff auf das Dokument muss jederzeit möglich sein

Die e-Faturas, die bei Ihnen eingehen

Es geht nicht nur um die Rechnungen, die Sie ausstellen. Auch Ihre Lieferanten stellen Ihnen e-Faturas aus, und diese Dokumente landen in Ihrem System.

Eine eingehende Rechnung nehmen Sie an oder lehnen sie ab; bei einer Ablehnung müssen Sie den Grund angeben. Nach der Annahme wird die Rechnung zu einer Ausgabe und auf das Lieferantenkonto gebucht.

Der eigentliche Gewinn hier ist, die Ausgabe nicht von Hand zu tippen. Lieferant, Positionen und Betrag kommen fertig aus der Rechnung; Sie ergänzen die Zahlung und schließen ab.

Eingehende Rechnungen sammeln sich in einer eigenen Liste
Annahme oder Ablehnung; eine Ablehnung trägt einen Grund
Eine angenommene Rechnung wird zu einer Ausgabe
Lieferantenkonto und Zahlung werden im selben Schritt erfasst

Häufige Fragen

Was unterscheidet e-Fatura und e-Arşiv?: Der Unterschied liegt beim Empfänger. Eine e-Fatura wird an im e-Fatura-System registrierte Steuerpflichtige ausgestellt und landet direkt in deren System. Eine e-Arşiv wird an nicht registrierte Personen und Betriebe ausgestellt; sie geht per E-Mail oder als Ausdruck an den Empfänger und wird an GİB gemeldet. Beide sind Rechnungen und rechtlich gleich gültig. Nur der Zustellweg ändert sich.
Wie erfahre ich, ob der Empfänger e-Fatura-pflichtig ist?: Mit der Steuernummer oder der nationalen Ausweisnummer des Empfängers wird die Liste der registrierten Steuerpflichtigen bei GİB abgefragt. Buchhaltungsprogramme stellen diese Abfrage im Moment des Ausstellens, Sie sehen nicht gesondert in der Liste nach. Weil sich der Status mit der Zeit ändert, muss bei jeder Rechnung neu abgefragt werden.
Was passiert, wenn ich eine e-Arşiv ausstelle, wo eine e-Fatura nötig war?: Ist der Empfänger im e-Fatura-System registriert, sollte an ihn keine e-Arşiv ausgestellt werden; das Dokument landet nicht in seinem Postfach, und er kann die Rechnung nicht in seine Unterlagen aufnehmen. Üblich ist, das falsche Dokument zu stornieren und die Rechnung als e-Fatura neu auszustellen; fragen Sie Ihre Steuerberatung, wie Sie vorgehen. Deshalb wird die Registrierung vor dem Ausstellen abgefragt.
Muss ich eine e-Arşiv-Rechnung auf Papier drucken?: Nein. Eine e-Arşiv-Rechnung kann dem Empfänger elektronisch zugestellt werden, etwa per E-Mail. Auf Wunsch wird ein Papierexemplar übergeben; der Ausdruck ist ein Abbild des Dokuments, das Original ist die elektronische Datei selbst.
Kann eine e-Fatura storniert werden?: Ja, aber nicht einseitig. Im Szenario der kaufmännischen Rechnung kann der Empfänger sie durch Ablehnung stornieren; im Grundszenario werden externe Widerspruchswege genutzt, etwa Notar, KEP oder Einschreiben. Bei einer e-Arşiv wird die Stornierung innerhalb ihrer Frist an GİB gemeldet; sehen Sie für die aktuelle Frist die Mitteilungen von GİB.
Was passiert, wenn ich eine eingehende e-Fatura ablehne?: Eine Ablehnung erfolgt im Szenario der kaufmännischen Rechnung, und Sie müssen den Grund angeben. Die abgelehnte Rechnung wird auf der Gegenseite storniert, und der Verkäufer korrigiert und stellt neu aus. Im Grundszenario können Sie eine eingehende Rechnung nicht über das System ablehnen; Sie widersprechen über externe Wege wie Notar oder KEP.
Wie lange muss ich e-Fatura- und e-Arşiv-Rechnungen aufbewahren?: Elektronische Rechnungen werden für die in den Vorschriften bestimmte Dauer elektronisch aufbewahrt und auf Verlangen vorgelegt; ein Papierausdruck gilt allein nicht als ausreichend. Das Originaldokument ist die XML-Datei, das PDF ihr Abbild. Sehen Sie für die aktuelle Aufbewahrungsdauer die Mitteilungen von GİB.
Muss ich e-Fatura-pflichtig werden?: Die Pflicht richtet sich nach Ihrem Umsatz und Ihrem Tätigkeitsfeld, und die Schwellen werden aktualisiert. Auch ohne Pflicht können Sie freiwillig wechseln; sind Ihre Kunden e-Fatura-pflichtig, erleichtert der Wechsel Ihre Arbeit. Sehen Sie für Ihre eigene Lage die aktuellen Mitteilungen von GİB und fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Dieser Ratgeber beschreibt den Ablauf und ist keine Steuerberatung. Wer zur Nutzung von e-Fatura verpflichtet ist, die Schwellen für den Übergang und die Stornierungsfristen können sich ändern; sehen Sie für den aktuellen Stand die e-Belge-Mitteilungen von GİB, der türkischen Finanzverwaltung, und fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Damit Sie nicht überlegen müssen, welche Sie ausstellen

Wenn Sie in Bi'Bulut einen Verkaufsbeleg in eine Rechnung umwandeln, wird die Ausweisnummer des Empfängers abgefragt; ob e-Fatura oder e-Arşiv, entscheiden nicht Sie, es wird im Datensatz nachgesehen und Ihnen gesagt. Sie senden das Dokument und aktualisieren seinen Status; Sie laden PDF oder XML herunter und stornieren bei Bedarf. Die bei Ihnen eingehenden e-Faturas sammeln sich in einem eigenen Reiter, und die angenommenen werden samt Lieferantenkonto zu Ausgaben.

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